Podstawa prawna
Delegując pracowników celem wykonania usługi na terenie Niemiec, pracodawca musi pamiętać o zgłoszeniu wszystkich delegowanych osób do tamtejszej Dyrekcji Finansów. Zgłoszeniu podlega też miejsce wykonywania pracy. Obowiązek ten wynika z § 18 ustęp 1 Arbeitnehmer-Entsendegesetz – niemieckiej ustawy o delegowaniu pracowników (w skrócie: AEntG).
Procedura zgłoszenia
Zgłoszenia mogą być dokonywane bezpośrednio w siedzibie Dyrekcji Finansów bądź drogą elektroniczną. Formularz zgłoszeniowy dostępny jest tutaj. Przedsiębiorca delegujący pracowników do Niemiec podaje w nim takie informacje, jak:
- dane pracowników (imię, nazwisko, data urodzenia)
- przewidywany okres wykonywania prac
- miejsce wykonywania prac budowlanych
- miejsce, w którym są przechowywane dokumenty wymagane podczas wykonywania usługi
- dane osoby odpowiedzialnej za kontakt z organami kontrolnymi
Zgłoszenie musi być dokonane PRZED rozpoczęciem świadczenia usług na terenie Niemiec.
Przebieg kontroli
W przypadku rutynowej kontroli, kiedy wobec przedsiębiorstwa nie istnieje żadne konkretne podejrzenie, wizyta organu kontrolnego jest zazwyczaj zapowiadana. Urząd zwraca się wówczas z pisemną prośbą o przygotowanie dokumentacji lub o przesłanie wskazanych dokumentów do kontroli drogą pocztową. Przedsiębiorca musi się do tej prośby zastosować. W przeciwnym wypadku, kiedy nie dostarczy dokumentów lub nie zgodzi się na kontrolę, wzbudzi podejrzenia i narazi się na poważne problemy, nawet w postaci kary pieniężnej.
W większości przypadków urząd celny pojawia się na miejscu budowy bez zapowiedzi tylko wtedy, gdy ma nakaz rewizji, a więc gdy toczy się już postępowanie dochodzeniowe. Jeśli jednak zdarzy się, że pracownik urzędu celnego pojawi się w firmie zarówno bez zapowiedzi, jak i nakazu rewizji i oświadczy, że zamierza jedynie przeprowadzić rutynową kontrolę, przedsiębiorca musi umożliwić mu dostęp do dokumentacji i rozmowę z pracownikami. Takie postępowanie regulują odpowiednie przepisy.
Konsekwencje braku zgłoszenia
Jeżeli podczas kontroli na miejscu wykonywania usługi Zollamt znajdzie pracownika, którego dane personalne nie zostały zgłoszone do niemieckiego Urzędu Celnego, to zgodnie z przepisami ustawy o delegowaniu pracowników ma prawo nałożyć na polskiego pracodawcę karę pieniężną. Jej wysokość może sięgać nawet 30 000 euro. Niemiecka administracja skarbowa i celna, by wyegzekwować karę od polskiej firmy, może zwrócić się o pomoc do polskiego Ministerstwa Finansów i urzędów skarbowych. Umożliwia jej to unijna dyrektywa w/s współpracy administracyjnej w dziedzinie opodatkowania (2011/16/UE).