Jednym z dokumentów wymaganych podczas delegowania pracowników jest zaświadczenie A1. Potwierdza ono, że osoba delegowana podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych, co pozwala na zwolnienie z obowiązku rejestracji i opłacania składek w zagranicznym ZUS-ie [we Francji odpowiednikiem polskiego ZUS-u jest URSSAF (Unions pour le recouvrement des cotisations de Securite Sociale et d'Allocations Familiales), w Niemczech BFA (Bundesversicherungsanstalt für Angestellte), a w Belgii ONSS (L’Office National de Securité Sociale)].
Okazanie aktualnych zaświadczeń A1 wszystkich pracowników delegowanych jest obowiązkowe w przypadku kontroli inspekcji pracy na budowie, ponieważ potwierdza, że pracownik jest ubezpieczony, więc oddelegowanie jest legalne.
Aby ZUS wydał zaświadczenie A1, polski przedsiębiorca musi udowodnić, że prowadzi znaczną część swojej działalności na terytorium państwa członkowskiego, w którym ma swoją siedzibę. W tym celu zobowiązany jest do przedstawienia informacji na temat m.in.:
-
miejsca, w którym przedsiębiorstwo ma zarejestrowaną siedzibę i administrację,
-
liczby umów wykonywanych w kraju wysyłającym,
-
obrotów w odpowiednio typowym okresie w każdym z państw członkowskich, których rzecz dotyczy,
-
miejsca, w którym zawierana jest większość umów z klientami.
Musi też wskazać, że pracownik wyjeżdża na okres krótszy niż 24 miesiące i nie wyjeżdża w celu zastąpienia innego pracownika. Należy też pamiętać, że po zakończeniu przez pracownika okresu delegowania nie można potwierdzić nowego okresu delegowania, dotyczącego tego samego pracownika, tych samych przedsiębiorstw i tego samego państwa członkowskiego, przed upływem co najmniej dwóch miesięcy od daty zakończenia poprzedniego okresu delegowania.
Ważne jest, aby przed delegowaniem pracowników do świadczenia usług w jednym z krajów UE ubiegać się o wydanie zaświadczenia A1, gdyż w przeciwnym wypadku obowiązkiem pracodawcy jest ubezpieczenie pracowników w kraju delegowania, gdzie składki są z reguły wyższe, niż w Polsce.
Kiedy dochodzi do kontroli, ZUS sprawdza, czy delegowani pracownicy posiadają zaświadczenie A1. Jeśli tak, wówczas weryfikuje poprawność danych zgłaszanych przy wnioskowaniu o wydanie zaświadczenia A1, a w szczególności, czy:
-
pracodawca, który zamierza eksportować usługi wykonuje takie usługi w Polsce i czy wartość sprzedaży tych usług w Polsce jest znacząca – upraszczając to założenie, co najmniej 25% wartości przychodów ze sprzedaży ogółem powinno być uzyskane w Polsce – wymóg ten podlega ocenie i interpretacji w warunkach danej działalności gospodarczej,
-
sensem działania firmy nie jest eksport usług i delegowanie pracowników,
-
pracownicy nie zostali zatrudnieni wyłącznie celem ich oddelegowania bezpośrednio przed rozpoczęciem okresu oddelegowania,
-
nie został przekroczony dopuszczalny okres jednorazowego delegowania.
Powyższe kryteria wynikają z umów międzynarodowych – dwustronnych i prawa UE (tutaj znajdziesz więcej informacji na ten temat). Jeśli ZUS stwierdzi, że powyższe wymogi nie znajdują odzwierciedlenia w praktyce i firma uzyskała formularze A1 nie spełniając ich, wówczas pracowadca musi liczyć się z przykrymi konsekwencjami natury biznesowej, finansowej i karnej. Pracownicy zostają wyłączeni z polskiego systemu ubezpieczeń, a osoba zatrudniająca musi zgłosić ich jak najszybciej do ubezpieczenia w kraju delegowania i opłacić składkę. Należy liczyć się również z karą pieniężną.
Deleguj legalnie! Pamiętaj o wystąpienie do ZUS z prośbą o wydanie zaświadczeń A1 przestrzegając wszystkich wymaganych ustawą kryteriów.