Wysyłając pracownika do wykonania pracy w miejscu innym, niż wskazuje umowa, musimy ustalić, czy odbywa się to w ramach delegacji służbowej, czy też oddelegowania. Rozróżnienie to jest bardzo istotne zarówno pod kątem prawa pracy, jak i na gruncie prawa podatkowego.
Różnice w definicji
Prawną definicję delegacji wskazuje nam Kodeks pracy. Artykuł 775 tego kodeksu stanowi, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Delegowanie pracownika w tym reżimie rodzi u pracodawcy pewne obowiązki, które określone są w rozporządzeniu wykonawczym. Należą do nich m.in. wypłata diet, zwrot kosztów przejazdów, noclegów i inne. Brak natomiast konkretnych wskazań, co do maksymalnego dopuszczalnego czasu trwania podróży służbowej. Przyjmuje się jednak, że czas trwania delegacji nie powinien przekroczyć 3 miesięcy.
Delegowania pracowników może też przyjąć formę oddelegowania, które polega na czasowej zmianie miejsca wykonywania pracy przez pracownika poprzez wypowiedzenie dotychczasowych warunków umowy o pracę, o czym mówi art. 42 Kodeksu pracy.
Czasami określenie, czy mamy do czynienia z delegacją służbową czy oddelegowaniem może być problematyczne, dlatego najczęściej uznaje się za kryterium okres wykonywania pracy poza stałym miejscem zatrudnienia. Przyjmuje się, że delegacja służbowa może trwać do 3 miesięcy, a okres dłuższy zalicza się już do oddelegowania, ponieważ gdy pracodawca chce oddelegować pracownika w inne miejsce pracy na czas co najmniej 3 miesięcy, będzie miał zastosowanie przepis 42 Kodeksu pracy. W praktyce oznacza to, że należy wtedy zastosować formalne wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy.
Różnice formalne
Formalną podstawą do delegacji służbowej jest polecenie podróży służbowej, które zawiera informacje dotyczące terminu delegacji i czasu jej trwania, miejsca, a przede wszystkim celu wyjazdu. Natomiast w przypadku oddelegowania na czas co najmniej 3 miesięcy, pracodawca musi przygotować wypowiedzenie zmieniające warunki pracy (chyba że umowa z góry zakłada, że miejsce wykonywania pracy przez pracownika może znajdować się np. za granicą).
Ponadto, podróż służbowa ma charakter krótkotrwały i incydentalny dla pracownika i stanowi element, który nie ma charakteru generalnego.
Różnice podatkowe
W przypadku delegacji służbowej pracodawca ma obowiązek wypłaty należności z tytułu diet, zwrotu kosztów podróży i noclegów. Natomiast w przypadku oddelegowania ten obowiązek nie istnieje. Jeżeli jednak pracodawca wypłaci oddelegowanemu pracownikowi w jakiejś formie rekompensatę, to kwestie ubezpieczeń społecznych i zaliczek na podatek rozlicza się inaczej.
Podsumowanie
Aby uporządkować wszystkie powyższe informacje, przedstawiamy podsumowanie, które wskazuje najistotniejsze różnice między delegacją służbową a oddelegowaniem.
DELEGACJA SŁUŻBOWA:
- podróż poza miejsce stałej pracy
- nie wymaga zmian w umowie o pracę
- nie ma limitu czasowego, jednak zakłada się, że nie powinna trwać dłużej niż 3 miesiące
- podstawa: polecenie podróży służbowej
- pracownikowi przysługują wypłaty rekompensujące wydatki, tj. diety, zwrot kosztów noclegów i przejazdów
ODDELEGOWANIE:
- czasowa zmiana miejsca pracy
- wymagana jest zmiana w umowie o pracę
- nie ma limitu czasowego
- podstawa: aneks do umowy o pracę
- pracownikowi nie przysługują wypłaty rekompensujące wydatki tak jak w delegacji służbowej; możliwa jest wypłata równoważności diety na specjalnych warunkach podatkowych